Wynajem lokali po śmierci właściciela przed działem spadku

Najem wielu lokali po śmierci właściciela

Ten artykuł dotyczy przede wszystkim kontynuowania najmu kilku lokali, w tym użytkowych, oraz rozliczeń czynszu, PIT, VAT i faktur. To odróżnia go od sprawy pojedynczego mieszkania wynajmowanego przed formalnym potwierdzeniem dziedziczenia.

Cywilnoprawne zasady dotyczące jednego mieszkania omawia podlinkowany niżej poradnik o wynajmie mieszkania w trakcie sprawy spadkowej. Poniżej koncentrujemy się na zarządzaniu portfelem lokali i obowiązkach podatkowych. Jeżeli dodatkowo doszło do kilku następujących po sobie dziedziczeń, warto sprawdzić, jak uporządkować kilka spadków po kolejnych zmarłych.

Jeżeli czynsz ma wpływać na konto używane wcześniej przez zmarłego, osobno trzeba ustalić, co dzieje się z rachunkiem bankowym po śmierci właściciela i na jaki rachunek najemcy powinni dokonywać dalszych wpłat.

Przed uporządkowaniem najmu warto sporządzić pełną listę praw i aktywów zmarłego. Odrębnych działań mogą wymagać kryptowaluty po śmierci właściciela, a przy lokalu gminnym nie dziedziczy się własności, lecz bada najem mieszkania komunalnego po śmierci najemcy.

Przy inwentaryzowaniu majątku trzeba też wyodrębnić rzeczy objęte szczególnymi obowiązkami; przykładem jest broń palna po śmierci właściciela, której nie należy traktować jak zwykłego składnika wyposażenia.

Dziedziczenie po bezdzietnym bracie kawalerze

Jeżeli zmarły brat nie pozostawił dzieci, wnuków ani małżonka, krąg spadkobierców trzeba ustalić według art. 932 Kodeksu cywilnego. W pierwszej kolejności, przy braku zstępnych, dziedziczą małżonek i rodzice. Jeżeli brat był kawalerem i rodzice nie żyją, udział, który przypadłby rodzicowi, przechodzi na rodzeństwo. Jeżeli spadkodawca pozostawił tylko dwoje rodzeństwa, a nie ma innych osób uprawnionych w tym samym stopniu, każde z nich dziedziczy po 1/2 spadku.

Jeżeli brat prowadził działalność w formie spółki z o.o., do spadku mogą należeć także udziały w spółce; ich przejście trzeba sprawdzić również na podstawie umowy spółki.

Przepis art. 932 Kodeksu cywilnego stanowi w szczególności:

„§ 1. W braku zstępnych spadkodawcy powołani są do spadku z ustawy jego małżonek i rodzice.

§ 3. W braku zstępnych i małżonka spadkodawcy cały spadek przypada jego rodzicom w częściach równych.

§ 4. Jeżeli jedno z rodziców spadkodawcy nie dożyło otwarcia spadku, udział spadkowy, który by mu przypadał, przypada rodzeństwu spadkodawcy w częściach równych.

§ 5. Jeżeli którekolwiek z rodzeństwa spadkodawcy nie dożyło otwarcia spadku pozostawiając zstępnych, udział spadkowy, który by mu przypadał, przypada jego zstępnym.”

Warto też sprawdzić, czy istnieje testament, czy ktoś ze spadkobierców odrzucił spadek oraz czy nie upłynął termin na złożenie oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku. Co do zasady spadkobierca ma na to 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule swojego powołania. Brak oświadczenia oznacza przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza.

Zarządzanie lokalami do czasu działu spadku

Do działu spadku nie można jeszcze powiedzieć, że konkretny lokal należy wyłącznie do jednego spadkobiercy. Spadkobiercy mają udziały w całym majątku spadkowym, a do wspólności majątku spadkowego stosuje się odpowiednio przepisy o współwłasności w częściach ułamkowych. Dopiero dział spadku może przyznać konkretny lokal jednej osobie, drugiej osobie inny lokal albo przewidzieć spłaty.

Bieżące pobieranie czynszu z istniejących umów, zapłata mediów, podatku od nieruchomości, opłat eksploatacyjnych czy drobne naprawy zwykle mieszczą się w zwykłym zarządzie. Inaczej należy oceniać zawarcie nowej wieloletniej umowy najmu, istotne obniżenie czynszu, rozwiązanie korzystnej umowy, oddanie lokalu do wyłącznego korzystania jednemu spadkobiercy albo większy remont. Takie czynności mogą przekraczać zwykły zarząd i wymagają zgody wszystkich współspadkobierców albo odpowiedniego rozstrzygnięcia sądu.

Jeżeli spadkobierców jest dwoje i każdy ma po 1/2 udziału, najlepszym rozwiązaniem jest wspólne podpisywanie umów albo ustanowienie pełnomocnika. Gdy porozumienie jest niemożliwe, można rozważyć wniosek do sądu o rozstrzygnięcie konkretnej czynności zarządu, o upoważnienie do dokonania czynności albo o ustanowienie zarządcy. Wybór trybu zależy od tego, czy chodzi o wspólny majątek spadkowy, współwłasność nieruchomości czy spór o zabezpieczenie spadku.

Co z umowami najmu zawartymi przez zmarłego?

Śmierć wynajmującego co do zasady nie rozwiązuje automatycznie umowy najmu. Prawa i obowiązki wynajmującego wchodzą do spadku, chyba że z konkretnej umowy albo z natury zobowiązania wynika coś innego. Najemcy powinni zostać poinformowani, komu i na jaki rachunek mają płacić czynsz oraz kto jest uprawniony do odbioru korespondencji.

W praktyce warto wysłać najemcom krótkie zawiadomienie podpisane przez wszystkich znanych spadkobierców. W piśmie można wskazać, że sprawa spadkowa jest w toku, a czynsz ma być płacony na uzgodniony rachunek techniczny albo rachunek jednego ze spadkobierców działającego jako pełnomocnik pozostałych. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko, że najemca przestanie płacić z powodu niepewności, komu należą się należności.

Jeżeli w skład spadku wchodzi nie tylko lokal, ale także działająca firma zmarłego, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy został ustanowiony zarząd sukcesyjny. Wtedy działalność może być czasowo kontynuowana jako przedsiębiorstwo w spadku, z odrębnymi zasadami reprezentacji i rozliczeń podatkowych.

Pobieranie czynszu i rozliczenia między spadkobiercami

Pożytki z rzeczy wspólnej, w tym czynsz z najmu lokali, przypadają współwłaścicielom proporcjonalnie do udziałów, a wydatki i ciężary również obciążają ich proporcjonalnie. Wynika to z art. 207 Kodeksu cywilnego. Jeżeli więc dwoje spadkobierców dziedziczy po 1/2, to co do zasady każde z nich powinno rozliczać połowę przychodu i połowę kosztów utrzymania lokali.

Dla bezpieczeństwa warto prowadzić prostą ewidencję wpływów i wydatków: czynszów, opłat eksploatacyjnych, mediów, remontów, podatku od nieruchomości, ubezpieczenia i kosztów obsługi księgowej. Jeżeli jeden spadkobierca pobiera cały czynsz, powinien rozliczać się z pozostałymi, chyba że wszyscy zgodnie ustalili inny sposób czasowego zarządzania lokalami.

Jeżeli jeden spadkobierca samodzielnie zawrze umowę, pobiera czynsz i nie przekazuje należnej części drugiemu, powstaje ryzyko roszczeń o rozliczenie pożytków, bezumowne korzystanie z rzeczy albo naruszenie zasad zarządu majątkiem wspólnym. Spór o pieniądze z najmu można później rozliczać w dziale spadku, ale lepiej uregulować te zasady pisemnie od razu.

PIT od najmu lokali po zmarłym

Przychód z najmu powstaje wtedy, gdy czynsz zostanie faktycznie otrzymany albo postawiony do dyspozycji podatnika. Sam fakt, że sprawa spadkowa nie została jeszcze zakończona, nie przesuwa momentu opodatkowania. Jeżeli spadkobiercy uzyskują czynsz już teraz, powinni rozliczać go na bieżąco.

W przypadku prywatnego najmu osób fizycznych aktualnie stosuje się ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Przy współwłasności przychód określa się u każdego podatnika proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku, chyba że z przepisów lub dokumentów wynika inna proporcja. Jeżeli więc dwoje spadkobierców ma po 1/2 udziału, każde rozlicza zasadniczo połowę czynszu.

Ryczałt wpłaca się co miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. W określonych przypadkach możliwe jest rozliczenie kwartalne. Roczne rozliczenie przychodów z najmu prywatnego składa się na formularzu PIT-28.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy lokale były elementem działalności gospodarczej zmarłego albo przedsiębiorstwa w spadku. Wtedy trzeba sprawdzić, czy kontynuowana jest działalność gospodarcza, czy ustanowiono zarządcę sukcesyjnego oraz kto jest podatnikiem przychodów. Nie należy automatycznie przenosić zasad najmu prywatnego na każdą sytuację, w której zmarły wynajmował lokale w ramach firmy.

VAT i wystawianie faktur za najem lokali użytkowych

Najem lokali użytkowych jest usługą, która może podlegać VAT. Jeżeli zmarły był czynnym podatnikiem VAT, nie oznacza to automatycznie, że spadkobiercy mogą bez żadnych formalności wystawiać faktury z jego numerem NIP. Po śmierci osoby fizycznej trzeba ustalić, czy działa przedsiębiorstwo w spadku z zarządcą sukcesyjnym, czy też każdy ze spadkobierców wykonuje najem jako własną czynność opodatkowaną.

Jeżeli nie ma przedsiębiorstwa w spadku, a spadkobiercy samodzielnie wynajmują lokale, powinni ustalić własny status VAT. W 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł rocznej sprzedaży, z zastrzeżeniem wyjątków i zasad proporcjonalnych przy rozpoczynaniu działalności w trakcie roku. Po przekroczeniu limitu albo przy rezygnacji ze zwolnienia konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT czynny.

Jeżeli najem jest opodatkowany VAT, faktura powinna wskazywać prawidłowego podatnika: przedsiębiorstwo w spadku, spadkobierców działających wspólnie albo konkretnego spadkobiercę, który faktycznie wykonuje usługę w uzgodnieniu z pozostałymi. Wystawianie faktur wyłącznie na nazwisko jednej osoby, gdy czynsz należy się kilku spadkobiercom, może powodować problemy w rozliczeniach cywilnych i podatkowych.

Od 2026 r. trzeba też uwzględnić obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął dużych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r., z czasowym ułatwieniem dla najmniejszych podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. Dlatego przy lokalach użytkowych wynajmowanych firmom należy sprawdzić nie tylko VAT, ale także sposób wystawiania faktur.

Podatek od spadków i darowizn oraz księga wieczysta

Rozliczenie PIT i VAT od bieżącego najmu to odrębna kwestia od podatku od spadków i darowizn. Rodzeństwo należy do najbliższej rodziny, ale dla skorzystania ze zwolnienia trzeba co do zasady złożyć zgłoszenie SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydania europejskiego poświadczenia spadkowego.

W zgłoszeniu wykazuje się nabyty udział w całej masie spadkowej, a nie tylko to, co dana osoba otrzyma później w dziale spadku. Późniejszy dział spadku nie zastępuje zgłoszenia SD-Z2. Jeżeli spadkobierca dowiedział się o składniku majątku później, trzeba sprawdzić szczególne zasady zgłoszenia takiego składnika.

Po uzyskaniu dokumentu potwierdzającego dziedziczenie spadkobiercy mogą złożyć wniosek o wpis prawa własności w księdze wieczystej. Jeżeli następnie dokonają działu spadku, konieczne mogą być kolejne wpisy odpowiadające ostatecznemu podziałowi lokali.

FAQ

Czy trzeba czekać na zakończenie postępowania spadkowego, żeby pobierać czynsz?

Nie zawsze. Spadkobiercy nabywają spadek z chwilą śmierci spadkodawcy, więc mogą pobierać czynsz wcześniej. Powinni jednak działać wspólnie, mieć pełnomocnictwa albo inne pisemne ustalenie, aby najemca wiedział, komu ma płacić i aby nie powstał spór między spadkobiercami.

Po uzyskaniu orzeczenia warto sprawdzić jego treść. Jeżeli zawiera ono omyłkę albo wymaga uzupełnienia, trzeba odrębnie ocenić sprostowanie i uzupełnienie postanowienia spadkowego.

Czy jeden spadkobierca może sam podpisać umowę najmu?

To zależy od rodzaju umowy i zakresu zarządu. Krótkoterminowa kontynuacja bieżącego najmu może być oceniana łagodniej, ale nowa wieloletnia umowa, istotna zmiana czynszu albo oddanie lokalu do wyłącznego korzystania zwykle wymaga zgody pozostałych spadkobierców albo rozstrzygnięcia sądu.

Na kogo wystawiać faktury za najem po śmierci właściciela?

Faktura powinna wskazywać rzeczywistego podatnika. Może to być przedsiębiorstwo w spadku, jeżeli działa zarząd sukcesyjny, albo spadkobiercy wykonujący usługę najmu. Nie należy automatycznie używać danych zmarłego ani wystawiać faktur wyłącznie na jednego spadkobiercę, jeżeli usługa jest wykonywana wspólnie.

Jeżeli właściciel nie został formalnie uznany za zmarłego, a jedynie zaginął, przed rozliczeniami najmu trzeba najpierw ustalić skutki uznania za zmarłego dla otwarcia spadku.

Jak rozliczyć PIT, gdy spadkobierców jest dwoje?

Jeżeli każdy ma po 1/2 udziału i nie ma innych ustaleń, każde z nich rozlicza połowę przychodu z najmu. Przy prywatnym najmie stosuje się ryczałt od przychodów ewidencjonowanych według stawek 8,5% i 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł.

Czy lokal użytkowy jest zwolniony z VAT jak mieszkanie?

Nie należy tak zakładać. Zwolnienie przedmiotowe dotyczące najmu nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe nie obejmuje typowego najmu lokalu użytkowego na sklep, biuro czy punkt usługowy. Możliwe może być natomiast zwolnienie podmiotowe do limitu sprzedaży, jeżeli podatnik spełnia warunki ustawowe.

Czy dział spadku jest konieczny, żeby każdy dostał konkretny lokal?

Tak. Samo stwierdzenie nabycia spadku potwierdza udziały w całym spadku. Dopiero dział spadku rozstrzyga, który lokal przypadnie konkretnemu spadkobiercy, czy lokale pozostaną we współwłasności oraz czy potrzebne będą spłaty.

Podsumowanie

Wynajem lokali po śmierci właściciela jest możliwy przed zakończeniem postępowania spadkowego i przed działem spadku, ale powinien być prowadzony w sposób uporządkowany. Najważniejsze jest ustalenie kręgu spadkobierców, uzyskanie zgody na czynności przekraczające zwykły zarząd, prawidłowe dokumentowanie czynszu oraz rozliczenie PIT i VAT według aktualnych zasad.

Jeżeli spadkobiercy są zgodni, mogą wspólnie poinformować najemców, pobierać czynsz i dzielić przychody według udziałów. Jeżeli pojawia się spór, lokale generują wysokie przychody albo zmarły prowadził działalność gospodarczą jako podatnik VAT, warto najpierw ustalić sposób reprezentacji i rozliczeń, aby uniknąć odpowiedzialności podatkowej oraz późniejszych roszczeń między spadkobiercami.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - ISAP
3. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - ISAP
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - ISAP
5. Ministerstwo Finansów, informacje o rozliczaniu przychodów z najmu - podatki.gov.pl
6. Ministerstwo Finansów, informacje o zwolnieniach w podatku od spadków i darowizn - podatki.gov.pl
7. Ministerstwo Finansów, informacje o Krajowym Systemie e-Faktur - ksef.podatki.gov.pl
8. Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej - ISAP