Europejskie poświadczenie spadkowe a akt poświadczenia dziedziczenia – co wybrać?

W sprawie transgranicznej nie należy zaczynać od pytania, który dokument jest „ważniejszy”. Trzeba najpierw ustalić, gdzie dokument będzie używany, jaki składnik majątku ma zostać przejęty oraz czego żąda konkretny bank, urząd lub rejestr. Ten sam spadkobierca może potrzebować polskiego dokumentu do czynności w kraju i europejskiego poświadczenia spadkowego do załatwienia sprawy za granicą.

Istota problemu – wybrać dokument do wykazania praw w sprawie transgranicznej

Akt poświadczenia dziedziczenia jest sporządzanym przez polskiego notariusza dokumentem, który po rejestracji wywołuje skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. Wskazuje spadkobierców, podstawę dziedziczenia i wysokość udziałów, a w odpowiednich przypadkach także osoby, na których rzecz uczyniono zapis windykacyjny. Jest podstawowym rozwiązaniem notarialnym do potwierdzenia praw spadkowych w Polsce.

Europejskie poświadczenie spadkowe, czyli EPS, jest dokumentem ustanowionym przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012. Służy spadkobiercom, zapisobiercom mającym bezpośrednie prawa do spadku, wykonawcom testamentu i zarządcom spadku, którzy muszą wykazać swój status albo wykonywać uprawnienia w innym państwie uczestniczącym w rozporządzeniu.

Praktyczna reguła jest następująca: jeżeli cała sprawa ogranicza się do Polski, najczęściej wybiera się akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza. Jeżeli natomiast trzeba odebrać środki z rachunku we Francji, wpisać spadkobiercę do rejestru nieruchomości w Hiszpanii albo wykazać uprawnienia wobec instytucji w Niemczech, EPS zazwyczaj będzie dokumentem bardziej funkcjonalnym.

Zakres stosowania obu dokumentów

Rozporządzenie spadkowe stosuje się do spadków po osobach zmarłych 17 sierpnia 2015 r. lub później. Nie obejmuje ono wszystkich kwestii powiązanych ze spadkiem. Poza jego zakresem pozostają między innymi podatki, sprawy celne i administracyjne, a także część zagadnień dotyczących ustrojów majątkowych małżeńskich oraz charakteru praw rzeczowych i techniki wpisów do rejestrów.

EPS nie powinno być traktowane jako uniwersalny dokument „na całą Europę”. Rozporządzenie nie wiąże Danii i Irlandii, a po wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej posługiwanie się dokumentami spadkowymi w Wielkiej Brytanii podlega odrębnym regułom. W takich państwach trzeba sprawdzić prawo lokalne, wymagania co do legalizacji, apostille, tłumaczenia i ewentualnego postępowania spadkowego.

Wydanie, ważność odpisów i użycie za granicą

EPS wydaje się na wniosek osoby uprawnionej. Wniosek powinien wskazywać cel użycia dokumentu oraz informacje pozwalające ustalić między innymi dane spadkodawcy, podstawę dziedziczenia, krąg spadkobierców, udziały, ewentualne zapisy, wykonawcę testamentu, właściwe prawo i jurysdykcję organu wydającego.

Organ wydający przechowuje oryginał EPS i wydaje zainteresowanemu poświadczony odpis. To właśnie odpis przedstawia się zagranicznemu bankowi, notariuszowi, sądowi albo rejestrowi. Odpis jest co do zasady ważny przez sześć miesięcy, a data końcowa powinna być na nim wskazana. W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach okres może być dłuższy. Po upływie terminu trzeba wystąpić o przedłużenie ważności albo o nowy odpis.

EPS wywołuje skutki w państwach uczestniczących bez potrzeby przeprowadzania osobnej procedury uznania. Dokument korzysta z domniemania, że prawidłowo stwierdza elementy ustalone zgodnie z prawem właściwym dla spadku. Może również stanowić podstawę wpisu majątku spadkowego do rejestru, lecz nie zwalnia z wymagań formalnych obowiązujących w państwie prowadzącym rejestr. Zagraniczny urząd może więc żądać tłumaczenia, formularza, danych identyfikujących nieruchomość, dokumentów podatkowych albo uzupełnienia informacji wymaganych przez prawo lokalne.

Polski akt poświadczenia dziedziczenia także może być przedstawiany za granicą. W państwach uczestniczących dokument urzędowy dotyczący dziedziczenia może korzystać z zasad przyjmowania przewidzianych w rozporządzeniu nr 650/2012. W praktyce EPS jest jednak łatwiejszy do rozpoznania, ma jednolity formularz i wprost opisane skutki. Dlatego przed zamawianiem tłumaczenia aktu warto zapytać zagraniczną instytucję, czy zaakceptuje polski akt, czy oczekuje EPS.

Kiedy potrzebne są oba dokumenty

Posiadanie obu dokumentów nie oznacza dublowania tej samej sprawy. Każdy z nich może obsługiwać inny etap i inny obszar działania spadkobiercy.

• Majątek w Polsce i za granicą: akt poświadczenia dziedziczenia może służyć do banku, księgi wieczystej i urzędu skarbowego w Polsce, a EPS do banku lub rejestru w innym państwie.
• Najpierw uregulowanie sprawy krajowej: spadkobiercy sporządzają akt notarialny w Polsce, a następnie na jego podstawie i z wykorzystaniem zgromadzonych dowodów występują o EPS.
• Wymagania konkretnej instytucji: zagraniczny bank może oczekiwać EPS, podczas gdy polski notariusz dokonujący działu spadku będzie opierał się na zarejestrowanym akcie poświadczenia dziedziczenia.
• Różny czas używania dokumentów: EPS może być potrzebne jednorazowo za granicą, natomiast polski akt pozostaje podstawowym dokumentem do kolejnych czynności krajowych.

Nie ma jednak zasady, że przed wydaniem EPS zawsze trzeba uzyskać polski akt poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli spełnione są przesłanki jurysdykcji i organ ma wystarczający materiał dowodowy, EPS może zostać wydane bez wcześniejszego aktu. Wybór ścieżki powinien zależeć od zakresu majątku, zgodności między zainteresowanymi oraz dokumentów dostępnych w Polsce i za granicą.

Dokumenty i dowody, które trzeba przygotować

Zakres dokumentów zależy od podstawy dziedziczenia, obywatelstwa, miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy, położenia majątku i treści zagranicznych aktów. Najczęściej potrzebne są:

Jeżeli wśród spadkobierców jest dziecko, trzeba dodatkowo sprawdzić sposób jego reprezentacji i możliwość wystąpienia konfliktu interesów z rodzicem. Szersze omówienie zawiera artykuł akt poświadczenia dziedziczenia a małoletni.

W przypadku rozbieżności między testamentami, braku zgody co do kręgu spadkobierców albo wątpliwości co do ważności rozrządzenia notariusz może nie mieć podstaw do zakończenia sprawy w trybie notarialnym. Wówczas konieczna może być droga sądowa, na przykład stwierdzenie nabycia spadku z testamentu.

Procedura krok po kroku

Działania przed sprawą

1. Ustal, gdzie dokument będzie używany. Zapisz nazwę państwa, instytucji i czynności, którą chcesz wykonać.
2. Poproś zagraniczną instytucję o listę wymagań. Najlepiej uzyskać odpowiedź pisemną, zawierającą informację, czy potrzebne jest EPS, tłumaczenie i dodatkowe formularze.
3. Sprawdź datę śmierci. EPS dotyczy sukcesji po osobach zmarłych od 17 sierpnia 2015 r.
4. Ustal ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy. To jeden z podstawowych łączników jurysdykcyjnych w rozporządzeniu.
5. Zbierz akty stanu cywilnego, testamenty i dokumenty zagraniczne. Braki dokumentacyjne są częstą przyczyną opóźnienia.
6. Sprawdź, czy istnieje już dokument spadkowy. Nie wolno pomijać wcześniejszego aktu, postanowienia albo EPS.

Sąd, notariusz lub urząd

Jeżeli potrzebujesz krajowego aktu poświadczenia dziedziczenia, zwracasz się do notariusza. Wymagany jest udział wszystkich osób zainteresowanych w sposób przewidziany w Prawie o notariacie. Możliwe jest wykorzystanie projektu protokołu dziedziczenia i odrębnych oświadczeń zgody, co bywa przydatne, gdy spadkobiercy mieszkają w różnych miejscach.

Wniosek o EPS w Polsce może zostać skierowany do sądu albo do notariusza. Organ najpierw bada swoją jurysdykcję, prawo właściwe dla spadku, podstawę dziedziczenia, krąg osób uprawnionych i treść praw, które mają zostać poświadczone. Może żądać dodatkowych dokumentów, przesłuchać zainteresowanych, dokonać ogłoszeń albo podjąć inne czynności potrzebne do wyjaśnienia sprawy.

Notarialna ścieżka jest najbardziej odpowiednia, gdy stan faktyczny jest udokumentowany, zainteresowani współpracują i nie ma sporu. Jeżeli istnieje konflikt, trudność z ustaleniem osób zainteresowanych, poważna wątpliwość co do testamentu albo konieczność rozbudowanego postępowania dowodowego, bezpieczniejsza lub konieczna może być droga sądowa.

Czynności po rozstrzygnięciu

1. Sprawdź treść dokumentu. Zweryfikuj dane osobowe, udziały, podstawę dziedziczenia, opis uprawnień i oznaczenie majątku.
2. Kontroluj termin odpisu EPS. Nie wysyłaj za granicę odpisu, którego ważność wkrótce upłynie, jeżeli instytucja będzie rozpoznawała sprawę przez dłuższy czas.
3. Zamów właściwe tłumaczenie. Ustal, czy instytucja przyjmuje formularz w języku polskim, wielojęzyczny formularz, czy wymaga tłumacza przysięgłego w swoim państwie.
4. Dołącz dokumenty rejestrowe i podatkowe. EPS potwierdza prawa spadkowe, ale nie zastępuje wszystkich załączników potrzebnych do wpisu lub wypłaty środków.
5. Zachowaj dowód złożenia. Ma to znaczenie przy ocenie ważności odpisu EPS. Zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE istotne jest między innymi, czy odpis był ważny w chwili przedstawienia właściwemu organowi.
6. Reaguj na błędy. EPS może zostać sprostowane, zmienione, uchylone albo jego skutki mogą zostać zawieszone. W przypadku aktu krajowego błędów nie należy usuwać przez samodzielne „poprawianie” wypisu.

Terminy, koszty i ryzyka praktyczne

Przepisy nie ustanawiają jednego krótkiego terminu, w którym spadkobierca musi wystąpić o EPS. Nie oznacza to jednak, że można zwlekać bez konsekwencji. Termin mogą wyznaczać zagraniczne procedury bankowe, obowiązki podatkowe, postępowanie rejestrowe, sprzedaż majątku albo ryzyko utraty ważności odpisu w trakcie załatwiania sprawy.

W postępowaniu sądowym opłata od wniosku o wydanie EPS wynosi 300 zł. Mogą dojść wydatki na tłumacza, doręczenia zagraniczne, dokumenty i inne czynności dowodowe. W postępowaniu notarialnym maksymalna stawka za czynności dotyczące EPS wynosi zasadniczo 400 zł, z wyłączeniem odrębnie wycenianych czynności i odpisów. Do wynagrodzenia notariusza należy doliczyć VAT, koszt wypisów lub odpisów oraz ewentualne wydatki.

Dla porównania maksymalna stawka za protokół dziedziczenia wynosi 100 zł, a za akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego zasadniczo 50 zł; akt testamentowy obejmujący zapis windykacyjny ma wyższą stawkę. Także tutaj dochodzą VAT, wypisy, rejestracja i ewentualne dodatkowe czynności. Ostateczny koszt warto potwierdzić przed wizytą, ponieważ sprawa transgraniczna może wymagać większej liczby dokumentów i tłumaczeń.

Najważniejsze ryzyka praktyczne to:

• wybranie EPS mimo braku jurysdykcji polskiego organu;
• założenie, że obywatelstwo lub meldunek automatycznie przesądzają o ostatnim miejscu zwykłego pobytu;
• nieuwzględnienie wyboru prawa dokonanego przez spadkodawcę w testamencie;
• złożenie niepełnych dokumentów zagranicznych albo dokumentów bez wymaganego tłumaczenia;
• przedstawienie odpisu EPS po upływie jego ważności;
• oczekiwanie, że EPS zastąpi lokalne zaświadczenie podatkowe lub wszystkie dane wymagane przez rejestr nieruchomości;
• prowadzenie równoległych, nieskoordynowanych spraw w kilku państwach;
• pominięcie małoletniego, zapisobiercy windykacyjnego albo osoby mogącej dziedziczyć z ustawy.

Najczęstsze błędy i odpowiedzi na pytania

Błąd 1: „Skoro mam akt notarialny, każdy zagraniczny urząd musi go przyjąć”.
Akt poświadczenia dziedziczenia jest dokumentem urzędowym, lecz sposób jego wykorzystania za granicą zależy od prawa unijnego, prawa lokalnego i wymagań danej instytucji. EPS ma bardziej jednolity i rozpoznawalny format.

Błąd 2: „EPS zastępuje akt poświadczenia dziedziczenia w Polsce”.
EPS nie zastępuje krajowych dokumentów. Po wydaniu do użytku za granicą wywołuje skutki także w państwie wydania, ale w praktyce krajowy akt może nadal być wygodniejszą podstawą kolejnych czynności w Polsce.

Błąd 3: „Odpis EPS jest ważny bezterminowo”.
Co do zasady poświadczony odpis jest ważny sześć miesięcy. Po tym okresie trzeba uzyskać przedłużenie albo nowy odpis.

Błąd 4: „Wystarczy, że jeden spadkobierca poda notariuszowi dane pozostałych”.
W procedurze sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia wszystkie osoby zainteresowane muszą uczestniczyć w przewidziany prawem sposób. Brak udziału lub nieujawnienie osoby uprawnionej może podważyć prawidłowość dokumentu.

Błąd 5: „Odnalezienie testamentu po sporządzeniu aktu niczego nie zmienia”.
Nowy testament może wpływać na krąg spadkobierców i udziały. Konieczne jest wtedy zbadanie, czy zachodzą podstawy do uchylenia lub zmiany dotychczasowego rozstrzygnięcia. Praktyczne kroki omawia artykuł zmiana aktu poświadczenia dziedziczenia.

Błąd 6: „EPS rozstrzyga dział spadku”.
EPS potwierdza status i określone prawa lub uprawnienia, ale nie zastępuje umowy albo postępowania o dział spadku, jeżeli majątek ma zostać podzielony między kilka osób. Gdy przedmiotem sprawy jest na przykład mieszkanie po ojcu, trzeba odróżnić potwierdzenie dziedziczenia od późniejszego podziału i przeniesienia praw.

FAQ

Czy europejskie poświadczenie spadkowe jest obowiązkowe?

Nie. EPS jest fakultatywne. Można posłużyć się krajowym dokumentem, jeżeli zagraniczna instytucja go akceptuje, jednak EPS zwykle upraszcza wykazanie praw w państwach uczestniczących w rozporządzeniu.

Czy mając akt poświadczenia dziedziczenia, mogę uzyskać EPS?

Tak. Zarejestrowany akt może być ważnym dowodem w postępowaniu o EPS. Organ nadal sprawdzi jednak jurysdykcję, prawo właściwe, cel wydania i zakres informacji, które mają zostać poświadczone.

Czy EPS można uzyskać wyłącznie u notariusza?

Nie. W Polsce EPS może wydać zarówno sąd, jak i notariusz, o ile polski organ ma jurysdykcję na podstawie rozporządzenia nr 650/2012.

Jak długo jest ważne EPS?

Oryginał pozostaje u organu wydającego. W obrocie używa się poświadczonych odpisów, które są co do zasady ważne przez sześć miesięcy. W wyjątkowych przypadkach organ może wskazać dłuższy okres.

Czy EPS wymaga apostille?

W relacjach objętych rozporządzeniem nr 650/2012 nie wymaga się legalizacji ani podobnej formalności. Inaczej może być poza zakresem rozporządzenia, w szczególności w państwach trzecich oraz w Danii lub Irlandii, dlatego trzeba sprawdzić lokalne wymagania.

Czy EPS pozwala od razu sprzedać zagraniczną nieruchomość?

EPS może potwierdzić status i uprawnienia spadkobiercy oraz służyć jako dokument do wpisu, ale sprzedaż zależy także od prawa rzeczowego, zasad rejestrowych, podatków i formy czynności obowiązujących w państwie położenia nieruchomości.

Czy jeden spadkobierca może wystąpić o EPS?

Wniosek może złożyć osoba uprawniona wskazana w rozporządzeniu, między innymi spadkobierca. Organ musi jednak wyjaśnić sytuację pozostałych zainteresowanych i nie wyda poświadczenia w zakresie, którego nie da się prawidłowo ustalić.

Co zrobić, gdy zagraniczny bank nie przyjmuje EPS?

Należy zażądać pisemnego wskazania braków. Problem może dotyczyć nieważnego odpisu, tłumaczenia, identyfikacji rachunku, podatku, pełnomocnictwa albo lokalnej procedury bankowej, a nie samego statusu spadkobiercy.

Podsumowanie

Akt poświadczenia dziedziczenia jest zwykle najpraktyczniejszym dokumentem do spraw w Polsce, natomiast europejskie poświadczenie spadkowe zostało zaprojektowane do wykazywania praw w sprawach transgranicznych. Nie zawsze trzeba wybierać tylko jeden z nich: przy majątku w kilku państwach oba dokumenty mogą być potrzebne do różnych czynności.

Przed rozpoczęciem procedury ustal ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy, datę śmierci, podstawę dziedziczenia oraz wymagania konkretnej zagranicznej instytucji. Następnie wybierz sąd lub notariusza, przygotuj pełny zestaw dokumentów i kontroluj sześciomiesięczny termin ważności odpisu EPS.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012 z 4 lipca 2012 r., w szczególności art. 62–74.
• Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 1329/2014 z 9 grudnia 2014 r. ustanawiające formularze dotyczące spraw spadkowych.
• Ustawa z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności art. 95a–95p oraz art. 95q–95y.
• Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, art. 1142¹–1142⁷.
• Ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, art. 24 ust. 1 pkt 4.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, § 10a i § 12.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.