Europejskie poświadczenie spadkowe – jak je uzyskać i wykorzystać?

Europejskie poświadczenie spadkowe, nazywane często skrótem EPS, zostało wprowadzone przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012. Jego podstawowym zadaniem jest ułatwienie załatwienia sprawy spadkowej, która ma element transgraniczny: spadkodawca mieszkał w jednym państwie, majątek znajduje się w innym albo spadkobierca musi wykazać swoje prawa poza państwem prowadzenia sprawy.

Najpierw trzeba jednak ustalić, czy sprawa rzeczywiście mieści się w systemie unijnym, który organ ma jurysdykcję oraz jaki zakres praw ma zostać wykazany. Sam fakt posiadania obywatelstwa polskiego albo istnienia majątku w Polsce nie zawsze oznacza, że poświadczenie wyda polski sąd lub polski notariusz.

Istota problemu – jak uzyskać dokument do wykazania praw w innym państwie UE

EPS jest przeznaczone dla spadkobierców, zapisobierców mających bezpośrednie prawa do spadku, wykonawców testamentu i zarządców spadku, którzy muszą wykazać swój status lub konkretne uprawnienia w innym państwie członkowskim. Dokument może potwierdzać między innymi udział spadkowy, przypisanie określonego składnika majątku, ograniczenia praw spadkobiercy oraz zakres umocowania wykonawcy testamentu lub zarządcy.

Poświadczenie nie tworzy praw spadkowych. Potwierdza prawa wynikające z dziedziczenia według prawa właściwego dla spadku. W praktyce może zostać przedstawione zagranicznemu bankowi, rejestrowi nieruchomości, notariuszowi, sądowi lub innemu podmiotowi, który ma wydać składnik majątku albo dokonać wpisu.

Dokument ma skutki we wszystkich państwach uczestniczących w systemie bez potrzeby prowadzenia specjalnej procedury uznania. Nie oznacza to jednak, że zastępuje wszystkie wymagania państwa docelowego. Rejestr nieruchomości może nadal żądać formularza krajowego, tłumaczenia, danych technicznych nieruchomości, numeru podatkowego albo dodatkowego dokumentu potrzebnego do wpisu.

EPS ma charakter fakultatywny. Osoba zainteresowana może posłużyć się także krajowym orzeczeniem, aktem poświadczenia dziedziczenia lub innym dokumentem, jeżeli jest on wystarczający w państwie docelowym. Gdy sprawa obejmuje kilka państw, warto najpierw uporządkować cały spadek zagraniczny, a dopiero potem zdecydować, czy potrzebne jest właśnie europejskie poświadczenie spadkowe.

Rozporządzenie stosuje się do dziedziczenia po osobach zmarłych 17 sierpnia 2015 r. lub później. System EPS nie obejmuje Danii ani Irlandii. Nie służy też do wykazywania praw w państwach spoza Unii Europejskiej. Dlatego sprawa taka jak spadek w USA wymaga zastosowania odrębnych reguł, dokumentów i procedur.

Właściwy organ i wniosek

Poświadczenie wydaje organ państwa członkowskiego, którego sądy mają jurysdykcję do rozpoznania sprawy spadkowej według rozporządzenia nr 650/2012. Zasadą jest jurysdykcja państwa, w którym spadkodawca miał miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci. W określonych sytuacjach znaczenie może mieć wybór prawa ojczystego, umowa dotycząca właściwości sądu, położenie majątku albo jurysdykcja dodatkowa. Nie można więc wybrać polskiego organu wyłącznie dlatego, że postępowanie w Polsce wydaje się prostsze.

Jeżeli jurysdykcję mają organy polskie, EPS może wydać:

• sąd rejonowy właściwy dla sprawy spadkowej,
• notariusz, działający jako organ uprawniony na podstawie prawa polskiego.

Właściwość miejscową sądu ustala się przede wszystkim według ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy w Polsce. Jeżeli nie da się go ustalić, właściwy może być sąd miejsca, w którym znajduje się majątek spadkowy lub jego część. Gdy brak także tej podstawy, sprawę rozpoznaje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy.

Wniosek może zostać sporządzony na standardowym formularzu unijnym, ale użycie formularza nie jest bezwzględnie obowiązkowe. W praktyce formularz ułatwia przedstawienie wszystkich danych. Wniosek powinien wskazywać co najmniej dane spadkodawcy i wnioskodawcy, podstawę dziedziczenia, małżonka lub partnera, znanych beneficjentów, rozporządzenia na wypadek śmierci, przyjęcie lub odrzucenie spadku, majątek objęty poświadczeniem oraz cel użycia dokumentu.

Wnioskodawca powinien także oświadczyć, czy toczy się spór dotyczący elementów, które mają zostać poświadczone. Organ bada przedstawione informacje i dokumenty, może żądać dalszych dowodów, zawiadomić innych zainteresowanych oraz przeprowadzić dodatkowe ustalenia. EPS nie powinno zostać wydane, jeżeli okoliczności podlegające poświadczeniu są kwestionowane albo treść dokumentu byłaby sprzeczna z wcześniejszym orzeczeniem dotyczącym tych samych kwestii.

Treść, odpisy i termin ważności

Treść EPS zależy od tego, co ma zostać wykazane. Dokument może obejmować między innymi:

• dane organu wydającego, numer sprawy i podstawę jurysdykcji,
• dane spadkodawcy, wnioskodawcy i beneficjentów,
• prawo właściwe dla dziedziczenia oraz sposób jego ustalenia,
• informację o dziedziczeniu testamentowym lub ustawowym,
• udziały przypadające poszczególnym spadkobiercom,
• przyznanie konkretnych składników majątku, jeżeli wynika ono z prawa właściwego,
• ograniczenia praw spadkobierców,
• uprawnienia wykonawcy testamentu albo zarządcy spadku.

Organ wydający zachowuje oryginał EPS. Wnioskodawca i inne osoby mające uzasadniony interes otrzymują poświadczone odpisy. To właśnie odpis przedstawia się za granicą.

Okres ważności poświadczonego odpisu wynosi co do zasady 6 miesięcy. Data upływu ważności powinna być wskazana w odpisie. Wyjątkowo organ może wyznaczyć dłuższy okres, jeżeli jest to uzasadnione. Po upływie terminu osoba zainteresowana musi wystąpić o przedłużenie ważności dotychczasowego odpisu albo o wydanie nowego.

Termin 6 miesięcy nie oznacza, że po tym czasie wygasają prawa spadkowe albo samo EPS zostaje automatycznie uchylone. Wygasa okres, przez który konkretny poświadczony odpis może być używany. Dlatego nie należy zamawiać odpisu zbyt wcześnie, jeżeli wiadomo, że zagraniczna procedura rozpocznie się dopiero po kilku miesiącach.

EPS wywołuje skutki bez specjalnej procedury uznania i nie wymaga legalizacji ani apostille. Organ zagraniczny może jednak zażądać tłumaczenia, a w praktyce często oczekuje tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza uprawnionego według prawa państwa docelowego. Przed zamówieniem tłumaczenia warto sprawdzić, czy odbiorca żąda przekładu całego dokumentu, załączników czy tylko wybranych części.

Sprostowanie, zmiana i zawieszenie skutków

Jeżeli EPS zawiera oczywistą omyłkę pisarską lub rachunkową, organ wydający może je sprostować na wniosek osoby mającej uzasadniony interes albo z urzędu. Chodzi na przykład o literówkę w nazwisku, błędnie przepisany numer dokumentu lub omyłkę w dacie.

Jeżeli problem dotyczy treści merytorycznej, poświadczenie może zostać zmienione albo uchylone. Jest to właściwa droga, gdy dokument nie odpowiada rzeczywistemu stanowi prawnemu, na przykład wskazuje niewłaściwy udział, pomija beneficjenta albo opiera się na dokumencie, który później okazał się nieważny.

Organ powinien zawiadomić osoby, którym wcześniej wydano poświadczone odpisy, o sprostowaniu, zmianie albo uchyleniu EPS. Ma to znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu, ponieważ odpis może być przedstawiany bankowi, nabywcy lub organowi rejestrowemu.

Skutki EPS mogą zostać zawieszone:

• przez organ wydający – na czas rozpoznawania wniosku o zmianę lub uchylenie,
• przez sąd rozpoznający środek zaskarżenia – na czas postępowania odwoławczego.

W okresie zawieszenia nie wydaje się nowych poświadczonych odpisów. Jeżeli posiadacz odpisu wie o zawieszeniu, nie powinien przedstawiać dokumentu jako nadal skutecznego. W razie złożenia środka zaskarżenia trzeba też pilnować terminu wskazanego w pouczeniu. W postępowaniu sądowym wniosek o sporządzenie uzasadnienia postanowienia należy złożyć w terminie tygodnia od jego doręczenia albo ogłoszenia, zależnie od sposobu wydania i doręczenia rozstrzygnięcia.

Dokumenty i dowody, które trzeba przygotować

Zakres dokumentów zależy od stanu faktycznego i prawa właściwego dla spadku. Najczęściej potrzebne są:

• odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• akty stanu cywilnego potwierdzające pokrewieństwo lub małżeństwo,
• testament, kodycyl albo inny dokument rozrządzający majątkiem na wypadek śmierci,
• umowa majątkowa małżeńska lub dokument dotyczący ustroju majątkowego, jeżeli ma znaczenie dla składu spadku,
• oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
• orzeczenie o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia albo inne wcześniejsze rozstrzygnięcie, jeżeli zostało wydane,
• dokumenty potwierdzające ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy,
• informacje o wszystkich znanych spadkobiercach, zapisobiercach, wykonawcy testamentu i zarządcy spadku,
• dokumenty identyfikujące zagraniczny majątek, na przykład odpis z księgi wieczystej, numer rachunku, dane spółki lub dokument rejestrowy,
• tłumaczenia dokumentów zagranicznych oraz, gdy jest to wymagane dla dokumentu źródłowego, apostille albo legalizacja.

Brak dokumentu źródłowego nie zawsze zamyka drogę do uzyskania EPS. Organ może dopuścić inne środki dowodowe, gdy uzyskanie dokumentu jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione. Trzeba jednak szczegółowo wyjaśnić przyczynę braku i przedstawić wiarygodne dowody zastępcze.

Jeżeli tytuł do dziedziczenia wynika z testamentu, przydatne może być wcześniejsze uporządkowanie krajowej podstawy dziedziczenia. Przykładowe problemy dowodowe pokazuje artykuł o tym, jak ustalić spadek po cioci z testamentu. Nie zastępuje on jednak analizy jurysdykcji i prawa właściwego w sprawie transgranicznej.

Procedura krok po kroku

Działania przed sprawą

Najpierw ustal element transgraniczny i cel dokumentu. Inaczej przygotowuje się wniosek potrzebny do wypłaty środków z rachunku, inaczej do wpisu własności nieruchomości, a jeszcze inaczej do wykazania umocowania wykonawcy testamentu. Skontaktuj się z zagraniczną instytucją i zapytaj, jakie dane powinny znaleźć się w EPS oraz czy wymaga ona tłumaczenia.

Następnie ustal jurysdykcję i prawo właściwe dla spadku. Zbierz dowody ostatniego miejsca zwykłego pobytu, obywatelstwa, ewentualnego wyboru prawa oraz położenia składników majątku. Sporządź listę wszystkich zainteresowanych i sprawdź, czy istnieje spór co do ważności testamentu, kręgu spadkobierców, udziałów lub przypisania konkretnych składników.

Sąd, notariusz lub urząd

Jeżeli właściwe są organy polskie, wybierz sąd rejonowy albo notariusza. Do sądu złóż wniosek z załącznikami i dowodem opłaty. U notariusza przedstaw dokumenty potrzebne do sporządzenia protokołu i wydania EPS. Notariusz może zażądać zaliczki na wydatki, zwłaszcza koszty uzyskania dokumentów lub doręczeń.

Organ bada podane informacje, może zwrócić się o dodatkowe dowody, zawiadomić innych beneficjentów i sprawdzić dane w rejestrach. Po ustaleniu wszystkich okoliczności powinien wydać poświadczenie bez zbędnej zwłoki. Jeżeli fakty są sporne, EPS nie zostanie wydane do czasu rozstrzygnięcia problemu w odpowiednim trybie.

Urząd, bank lub rejestr w państwie docelowym nie wydaje polskiego EPS, lecz jest jego odbiorcą. Warto przesłać mu wcześniej projekt zakresu danych albo zapytać o wymagania formalne. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której poświadczenie jest prawidłowe, lecz nie zawiera danych technicznych potrzebnych do konkretnej czynności rejestrowej.

Czynności po rozstrzygnięciu

Po wydaniu EPS odbierz poświadczony odpis i sprawdź każdą pozycję: pisownię imion i nazwisk, daty, numery dokumentów, udziały, oznaczenie majątku, podstawę dziedziczenia oraz zakres uprawnień. W razie omyłki od razu złóż wniosek o sprostowanie, zanim dokument zostanie przetłumaczony i użyty.

Zamów tłumaczenie wymagane przez instytucję zagraniczną i złóż EPS przed upływem terminu ważności odpisu. Zachowaj potwierdzenie złożenia dokumentu. Jeżeli procedura się przedłuża, odpowiednio wcześnie wystąp o przedłużenie ważności albo nowy odpis.

Po dokonaniu czynności za granicą sprawdź, czy konieczne są dalsze obowiązki w Polsce lub w państwie położenia majątku, w szczególności zgłoszenia podatkowe, wpis do rejestru, aktualizacja danych właściciela lub rozliczenie z pozostałymi spadkobiercami. EPS samo w sobie nie rozstrzyga tych obowiązków.

Terminy, koszty i ryzyka praktyczne

Rozporządzenie nie wyznacza organowi sztywnego terminu w dniach na wydanie EPS. Poświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki po ustaleniu wszystkich elementów, które mają być potwierdzone. W prostej, bezspornej sprawie procedura może zakończyć się stosunkowo szybko. Gdy potrzebne są dokumenty z zagranicy, ustalenie prawa obcego, doręczenia kilku osobom albo rozstrzygnięcie sporu, postępowanie może trwać znacznie dłużej.

Najważniejsze ryzyka praktyczne to:

• złożenie wniosku do niewłaściwego państwa lub organu – obywatelstwo nie jest automatycznie równoznaczne z jurysdykcją,
• niepełne dane beneficjentów – pominięcie osoby zainteresowanej może uniemożliwić wydanie dokumentu albo prowadzić do jego późniejszej zmiany,
• spór co do dziedziczenia – EPS nie jest narzędziem do pomijania postępowania potrzebnego do rozstrzygnięcia sporu,
• błędne oznaczenie majątku – zagraniczny rejestr może odmówić wpisu, jeżeli nieruchomość lub udział nie są opisane w sposób wystarczający,
• utrata ważności odpisu – sześciomiesięczny termin może upłynąć w toku tłumaczenia lub procedury rejestrowej,
• nieuwzględnienie prawa obcego – właściwe prawo może przewidywać ograniczenia odpowiedzialności, szczególne prawa małżonka lub inne zasady przypisania majątku,
• mylenie EPS z ochroną majątku – dokument potwierdza prawa spadkowe, lecz nie rozwiązuje samodzielnie problemu bezprawnego rozporządzenia majątkiem. Odrębnej analizy wymaga na przykład pytanie, co zrobić gdy konkubina zmarłego sprzedała jego majątek.

Najczęstsze błędy i odpowiedzi na pytania

1. Wniosek składany tylko na podstawie obywatelstwa spadkodawcy.
Najpierw trzeba ustalić miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci i sprawdzić pozostałe podstawy jurysdykcji. Meldunek, adres korespondencyjny albo posiadanie polskiego paszportu mogą być niewystarczające.

2. Żądanie poświadczenia całego spadku bez wskazania celu.
Wniosek powinien wyjaśniać, gdzie dokument będzie użyty i jakie prawa ma potwierdzać. Pozwala to organowi zamieścić informacje potrzebne bankowi lub rejestrowi.

3. Pominięcie małżeńskiego ustroju majątkowego.
Zanim zostaną ustalone udziały spadkowe, może być konieczne oddzielenie majątku należącego do małżonka od majątku wchodzącego do spadku.

4. Złożenie dokumentów bez tłumaczenia lub wymaganego uwierzytelnienia.
Brak formalnego tłumaczenia może przedłużyć postępowanie. Należy odróżnić brak obowiązku apostille dla samego EPS od ewentualnych wymogów dotyczących zagranicznych dokumentów źródłowych.

5. Założenie, że odpis jest ważny bezterminowo.
Przed złożeniem dokumentu należy sprawdzić datę ważności i przewidywany czas procedury w państwie docelowym.

6. Próba wykorzystania EPS poza zakresem rozporządzenia.
Poświadczenie nie jest uniwersalnym dokumentem światowym. Nie zastępuje procedur wymaganych w Danii, Irlandii ani państwach spoza systemu unijnego.

7. Brak reakcji na błąd w dokumencie.
Nawet drobna rozbieżność w nazwisku albo numerze nieruchomości może spowodować odmowę zagranicznego organu. O sprostowanie należy wystąpić przed wykonaniem tłumaczenia i przedłożeniem odpisu.

FAQ

Czy europejskie poświadczenie spadkowe jest obowiązkowe?

Nie. Jest narzędziem fakultatywnym. Można użyć krajowego orzeczenia lub aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli zagraniczna instytucja je akceptuje. EPS bywa jednak wygodniejsze, ponieważ wywołuje skutki w uczestniczących państwach bez specjalnej procedury uznania.

Czy polski notariusz może wydać EPS dotyczące majątku za granicą?

Tak, jeżeli polskie organy mają jurysdykcję do sprawy spadkowej i okoliczności pozwalają na wydanie dokumentu. Samo położenie części majątku za granicą nie wyklucza polskiego EPS. Notariusz nie może jednak pominąć sporu dotyczącego faktów, które mają być poświadczone.

Czy poświadczony odpis EPS jest ważny bezterminowo?

Nie. Poświadczony odpis jest ważny co do zasady przez 6 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach organ może wskazać dłuższy okres. Po upływie terminu trzeba wystąpić o przedłużenie ważności albo nowy odpis.

Czy EPS wymaga apostille?

Nie. Dla samego europejskiego poświadczenia spadkowego nie wymaga się legalizacji ani podobnej formalności. Inne dokumenty źródłowe, zwłaszcza wydane poza Unią Europejską, mogą podlegać odrębnym wymogom.

Czy potrzebne jest tłumaczenie EPS?

Rozporządzenie nie wprowadza jednego obowiązku tłumaczenia dla każdej sytuacji, ale zagraniczny bank, urząd lub rejestr może żądać przekładu zgodnego z jego prawem i praktyką. Wymagania należy potwierdzić przed zleceniem tłumaczenia.

Czy EPS automatycznie przenosi własność nieruchomości?

EPS może stanowić ważną podstawę wpisu do rejestru, lecz sam dokument nie zastępuje wszystkich czynności wymaganych przez prawo państwa położenia nieruchomości. Mogą być potrzebne dodatkowe formularze, dane katastralne, opłaty i rozliczenia podatkowe.

Co zrobić, gdy zagraniczny bank odmawia przyjęcia EPS?

Poproś o pisemne wskazanie przyczyny odmowy. Sprawdź ważność odpisu, tłumaczenie, zgodność danych i zakres praw wykazanych w dokumencie. Jeżeli bank żąda odrębnej procedury uznania mimo prawidłowego EPS, warto powołać się na skutki wynikające z rozporządzenia nr 650/2012 i skonsultować dalsze kroki w państwie docelowym.

Czy EPS można wykorzystać w Danii, Irlandii, Wielkiej Brytanii albo USA?

Nie jako dokument działający na zasadach rozporządzenia nr 650/2012. Dania i Irlandia nie uczestniczą w tym systemie, a Wielka Brytania i USA są poza unijnym mechanizmem EPS. W tych państwach trzeba ustalić lokalną procedurę uznania praw spadkowych.

Podsumowanie

Europejskie poświadczenie spadkowe jest praktycznym dokumentem, gdy prawa do spadku trzeba wykazać w innym uczestniczącym państwie UE. Kluczowe jest prawidłowe ustalenie jurysdykcji, zebranie dowodów dotyczących spadkodawcy i beneficjentów oraz precyzyjne wskazanie celu dokumentu. Po otrzymaniu odpisu należy sprawdzić jego treść, wymagania państwa docelowego i datę ważności. Jeżeli istnieje spór albo błąd w poświadczeniu, trzeba skorzystać z procedury sprostowania, zmiany, uchylenia lub zaskarżenia, zamiast posługiwać się dokumentem, którego treść jest kwestionowana.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012 z 4 lipca 2012 r., w szczególności art. 62–74.
• Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 628 oraz art. 1142¹–1142⁷.
• Ustawa – Prawo o notariacie, w szczególności art. 95q–95y.
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, art. 24 ust. 1 pkt 4.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, § 10a ust. 2a oraz § 12.