Czy wszyscy spadkobiercy muszą być u notariusza przy APD?

Akt poświadczenia dziedziczenia, często określany skrótem APD, jest notarialnym dokumentem potwierdzającym, kto nabył spadek i w jakich udziałach. Po zarejestrowaniu w Rejestrze Spadkowym wywołuje skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Notariusz nie rozstrzyga jednak sporu między członkami rodziny. Może sporządzić APD wtedy, gdy osoby zainteresowane ujawnią pełny stan faktyczny, złożą zgodne oświadczenia i nie ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy, testamentu ani wysokości udziałów.

Istota problemu – kto musi uczestniczyć i jakie są możliwe rozwiązania?

Zasadą jest udział wszystkich osób zainteresowanych. Pojęcie to jest szersze niż grono osób, które ostatecznie okażą się spadkobiercami. Obejmuje osoby mogące wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz ustanowiono zapis windykacyjny.

W praktyce notariusz musi mieć pewność, że nikt istotny nie został pominięty. Jeżeli przykładowo zmarły pozostawił małżonka i troje dzieci, nie można sporządzić APD wyłącznie z udziałem małżonka i dwojga dzieci, pomijając trzecie dziecko. Dotyczy to także osoby mieszkającej za granicą, pozostającej w konflikcie z rodziną albo niezainteresowanej majątkiem spadkowym.

Najprostsze rozwiązanie to wspólna wizyta wszystkich zainteresowanych. Jeżeli jest to niemożliwe z powodów organizacyjnych, można rozważyć procedurę z projektem protokołu dziedziczenia. Gdy problemem jest sprzeciw, brak kontaktu lub spór o testament, droga notarialna najczęściej nie będzie możliwa.

Jednoczesna obecność zainteresowanych

Standardowo notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych. W takim wariancie wszyscy stawiają się w jednej kancelarii, przedstawiają dokumenty, odpowiadają na pytania notariusza i składają wymagane oświadczenia.

Jednoczesna obecność ułatwia przeprowadzenie czynności, ale nie jest bezwzględnie konieczna w każdej sprawie. Prawo o notariacie przewiduje szczególny tryb, w którym najpierw sporządzany jest projekt protokołu dziedziczenia, a następnie poszczególne osoby zainteresowane potwierdzają zawarte w nim dane i wyrażają zgodę na spisanie protokołu zgodnie z projektem.

Każda z tych osób może złożyć oświadczenie przed notariuszem, który przygotował projekt, albo przed innym notariuszem. Jeżeli wszyscy zainteresowani złożą wymagane oświadczenia, finalny protokół dziedziczenia może zostać spisany przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej.

To rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy spadkobiercy mieszkają w różnych miastach. Nie jest to jednak procedura korespondencyjna ani zwykłe podpisanie dokumentu w domu. Każda osoba musi złożyć odpowiednie oświadczenie w formie notarialnej.

Szerzej warunki, dokumenty i przebieg tej czynności opisuje artykuł akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza.

Pełnomocnictwo i jego ograniczenia

W praktyce często pojawia się pytanie, czy nieobecny spadkobierca może udzielić pełnomocnictwa innemu członkowi rodziny. Samo pełnomocnictwo nie rozwiązuje zasadniczego problemu. Protokół dziedziczenia zawiera osobiste oświadczenia dotyczące między innymi znanych testamentów, kręgu spadkobierców, wcześniejszych oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku oraz braku innych postępowań spadkowych.

Z tego względu nie należy zakładać, że pełnomocnik będzie mógł w imieniu spadkobiercy złożyć wszystkie oświadczenia niezbędne do APD. Bezpiecznym rozwiązaniem jest uprzednie uzgodnienie z wybraną kancelarią zastosowania projektu protokołu dziedziczenia i osobiste złożenie zgody przed notariuszem w miejscu dogodnym dla nieobecnej osoby.

Pełnomocnictwo może natomiast przydać się przy późniejszych czynnościach dotyczących majątku spadkowego, takich jak dział spadku, sprzedaż rzeczy czy załatwianie spraw administracyjnych. Są to jednak odrębne czynności od samego ustalenia, kto dziedziczy.

Nieobecny lub skonfliktowany spadkobierca

Jeżeli spadkobierca nie może przyjechać, ale współpracuje i zgadza się co do kręgu dziedziczenia, warto zapytać notariusza o procedurę z projektem protokołu. Osoba przebywająca w innym mieście może udać się do lokalnej kancelarii i złożyć tam wymagane oświadczenie.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy jedna osoba odmawia udziału, nie zgadza się z treścią testamentu, kwestionuje pokrewieństwo, ukrywa dokumenty albo nie ma z nią kontaktu. Notariusz nie może zmusić jej do stawiennictwa ani rozstrzygnąć konfliktu. W takim przypadku pozostaje wniosek do sądu o stwierdzenie nabycia spadku.

Sąd może prowadzić postępowanie mimo braku zgody jednego z uczestników, wezwać zainteresowanych, odebrać zapewnienie spadkowe, przeprowadzić dowody i rozstrzygnąć spór. Ta ścieżka trwa zwykle dłużej, ale nie wymaga jednomyślności wszystkich uczestników.

Jeżeli problem dotyczy testamentu i kręgu osób dziedziczących, pomocny może być również materiał o tym, jak ustala się spadek po cioci z testamentu.

Dokumenty i dowody, które trzeba przygotować

Zakres dokumentów zależy od tego, czy dziedziczenie następuje z ustawy, czy z testamentu. Kancelaria może zażądać dodatkowych dokumentów, jeżeli sprawa ma element zagraniczny, niejasności w aktach stanu cywilnego albo dotyczy starszego spadku.

• odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• odpisy aktów urodzenia spadkobierców ustawowych, a w przypadku osób, które zmieniły nazwisko po ślubie – także odpis aktu małżeństwa,
• testament w oryginale, jeżeli został sporządzony,
• numery PESEL, dane rodziców, daty i miejsca urodzenia zainteresowanych,
• informację o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy,
• dokumenty potwierdzające wcześniejsze odrzucenie lub przyjęcie spadku, zrzeczenie się dziedziczenia albo orzeczenie o niegodności,
• informację, czy toczyła się już sprawa sądowa albo sporządzono wcześniej APD.

Procedura krok po kroku

Działania przed sprawą

1. Ustal pełny krąg osób zainteresowanych, a nie tylko osoby przekonane, że dziedziczą.
2. Skontaktuj się z kancelarią i opisz, czy wszyscy mogą stawić się jednocześnie.
3. Prześlij dane oraz skany dokumentów do wstępnej weryfikacji, a na czynność zabierz wymagane oryginały lub odpisy urzędowe.
4. Jeżeli nie jest możliwa wspólna wizyta, uzgodnij sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia.

Sąd, notariusz lub urząd

Jeżeli wszyscy są zgodni i znany jest pełny krąg spadkobierców, sprawę można prowadzić u notariusza. W razie rozproszenia osób zainteresowanych projekt protokołu może przygotować jedna kancelaria, a pozostali składają oświadczenia przed wybranymi notariuszami.

Jeżeli pojawia się spór, brak kontaktu z uczestnikiem, niejasny testament albo wątpliwość co do dziedziczenia, właściwą drogą jest sąd rejonowy. Urząd stanu cywilnego nie stwierdza praw do spadku; wydaje jedynie dokumenty potrzebne w sprawie.

Czynności po rozstrzygnięciu

Po sporządzeniu APD notariusz rejestruje go w Rejestrze Spadkowym. Dopiero zarejestrowany akt ma skutki prawomocnego postanowienia sądu. Następnie spadkobiercy mogą wykazywać swoje prawa w banku, księdze wieczystej, urzędzie skarbowym i wobec innych instytucji.

APD nie dzieli majątku pomiędzy spadkobierców. Jeżeli kilka osób nabyło spadek, kolejnym etapem może być umowny albo sądowy dział spadku. Osobnym problemem może być też sytuacja, w której jeden spadkobierca ma zobowiązania; szerzej opisuje ją artykuł o długach spadkobiercy a przejęciu jego udziału.

Terminy, koszty i ryzyka praktyczne

Nie ma ogólnego terminu, w którym trzeba sporządzić APD po śmierci spadkodawcy. Znaczenie ma jednak sześciomiesięczny termin na złożenie oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku, liczony co do zasady od dnia, w którym dana osoba dowiedziała się o tytule swojego powołania.

Maksymalna taksa notarialna wynosi obecnie co do zasady 100 zł za protokół dziedziczenia i 50 zł za akt poświadczenia dziedziczenia. Za projekt protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł, a za protokół obejmujący zgodę na spisanie protokołu zgodnie z projektem – 50 zł. Do wynagrodzenia dolicza się VAT, koszt wypisów oraz opłatę za wpis do Rejestru Spadkowego. Przy testamencie mogą pojawić się dalsze czynności i opłaty.

Największym ryzykiem praktycznym jest rozpoczęcie procedury notarialnej bez wcześniejszego potwierdzenia współpracy wszystkich zainteresowanych. Jeżeli jedna osoba odmówi złożenia oświadczenia albo ujawni się kolejny potencjalny spadkobierca, notariusz może nie sporządzić APD, a poniesione koszty czynności przygotowawczych nie zawsze uda się odzyskać.

Ryzykiem jest również zatajenie testamentu albo osoby mogącej dziedziczyć. Oświadczenia składane przy protokole dziedziczenia są składane po pouczeniu o odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenia.

Najczęstsze błędy i odpowiedzi na pytania

• Pomijanie osoby, która nie chce spadku. Dopóki skutecznie nie odrzuciła spadku albo nie utraciła statusu osoby zainteresowanej z innej podstawy, musi zostać uwzględniona.
• Założenie, że pełnomocnictwo wystarczy do wszystkiego. Wymagane oświadczenia mają osobisty charakter i powinny być złożone przed notariuszem.
• Umawianie jednej wizyty bez weryfikacji dokumentów. Braki w aktach stanu cywilnego lub brak oryginału testamentu mogą uniemożliwić zakończenie sprawy.
• Traktowanie APD jak działu spadku. Akt ustala spadkobierców i udziały, ale nie przyznaje konkretnych składników majątku poszczególnym osobom.

FAQ

Czy wszyscy spadkobiercy muszą przyjść do jednego notariusza?

Nie zawsze. Wszyscy zainteresowani muszą uczestniczyć w procedurze, lecz mogą potwierdzić projekt protokołu przed różnymi notariuszami. Po złożeniu zgód przez wszystkich finalny protokół może zostać spisany przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej.

Czy jeden spadkobierca może reprezentować pozostałych?

Zwykłe pełnomocnictwo nie zastępuje osobistych oświadczeń wymaganych przy protokole dziedziczenia. Każda osoba powinna uzgodnić z kancelarią sposób złożenia swojego oświadczenia przed notariuszem.

Czy można sporządzić APD bez osoby, która nie chce dziedziczyć?

Nie można jej po prostu pominąć. Jeżeli skutecznie odrzuciła spadek, traci status osoby zainteresowanej. Dopóki jednak odrzucenie nie nastąpiło, powinna zostać uwzględniona w procedurze.

Czy osoba mieszkająca za granicą musi przyjechać do Polski?

Niekoniecznie, ale sposób złożenia oświadczenia trzeba ustalić z polskim notariuszem prowadzącym sprawę. Procedura z projektem protokołu opiera się na oświadczeniu składanym przed notariuszem; przy pobycie za granicą mogą wystąpić dodatkowe wymogi dotyczące formy i dokumentów.

Co zrobić, gdy jeden spadkobierca nie wyraża zgody?

Notariusz nie rozstrzygnie konfliktu ani nie zastąpi brakującej zgody. Należy wtedy złożyć w sądzie rejonowym wniosek o stwierdzenie nabycia spadku.

Czy APD można sporządzić przed upływem sześciu miesięcy od śmierci?

Tak, ale jeśli termin do złożenia oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku jeszcze biegnie, w protokole trzeba uwzględnić odpowiednie oświadczenia spadkobierców, chyba że zostały już wcześniej złożone.

Czy notariusz może odmówić sporządzenia APD?

Tak. Odmowa nastąpi między innymi wtedy, gdy nie uczestniczyły wszystkie wymagane osoby, ujawni się nieogłoszony testament, istnieje wcześniejsze orzeczenie lub APD albo notariusz ma wątpliwości co do spadkobierców i udziałów.

Podsumowanie

Przy APD nie można pominąć żadnej osoby, która może wchodzić w rachubę jako spadkobierca lub zapisobierca windykacyjny. Wszyscy nie muszą jednak zawsze stawić się jednocześnie w jednej kancelarii. Jeżeli są zgodni, można wykorzystać projekt protokołu i osobne oświadczenia notarialne. Gdy występuje konflikt, brak kontaktu albo niejasność co do testamentu, bezpieczną i właściwą drogą jest sądowe stwierdzenie nabycia spadku.

Źródła

• ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności art. 95a–95j,
• ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności przepisy o przyjęciu i odrzuceniu spadku,
• ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, przepisy o stwierdzeniu nabycia spadku,
• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej,
• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za wpisy w Rejestrze Spadkowym.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.