Kiedy notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia jest notarialnym dokumentem potwierdzającym, kto nabył spadek i w jakiej części. Po zarejestrowaniu w Rejestrze Spadkowym wywołuje skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Nie oznacza to jednak, że notariusz może rozstrzygać każdy konflikt rodzinny lub prowadzić rozbudowane postępowanie dowodowe.

Ścieżka notarialna jest przeznaczona przede wszystkim dla spraw, w których krąg spadkobierców można pewnie ustalić na podstawie dokumentów, testamentów i zgodnych oświadczeń zainteresowanych. Warunki, przebieg i podstawowe koszty szerzej przedstawia poradnik: akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza.

Istota problemu – kiedy notariusz nie może potwierdzić dziedziczenia

Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia po spisaniu protokołu dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku. Jeżeli testament zawiera zapis windykacyjny, pewne muszą być również osoba zapisobiercy i przedmiot zapisu.

Odmowa nie jest więc uzależniona wyłącznie od tego, czy rodzina deklaruje zgodę. Notariusz samodzielnie ocenia, czy przedstawiony materiał pozwala bezpiecznie sporządzić dokument urzędowy o skutkach równych prawomocnemu orzeczeniu. Gdy istnieją istotne, niedające się usunąć wątpliwości, notariusz nie powinien zastępować sądu.

Ustawa wskazuje również przypadki obowiązkowej odmowy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy:

• dla tego samego spadku sporządzono już akt poświadczenia dziedziczenia albo wydano postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
• nie uczestniczyły wszystkie osoby mogące wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi albo zapisobiercy windykacyjni,
• ujawniono testament, który nie został otwarty lub ogłoszony,
• brakuje jurysdykcji krajowej,
• podstawą dziedziczenia ma być testament szczególny, którego notariusz nie może objąć aktem poświadczenia dziedziczenia,
• czynność byłaby sprzeczna z prawem.

Nie każda przeszkoda musi od razu zakończyć sprawę. Jeżeli problem polega na brakującym odpisie aktu stanu cywilnego, nieogłoszonym zwykłym testamencie albo nieobecności osoby, która może złożyć zgodę przed innym notariuszem, często da się go usunąć. Odmowa jest najbardziej prawdopodobna wtedy, gdy przeszkoda ma charakter prawny lub wymaga rozstrzygnięcia sporu i przeprowadzenia dowodów.

Spór między spadkobiercami

Najczęstszą przyczyną niepowodzenia ścieżki notarialnej jest spór dotyczący tego, kto dziedziczy. Problem pojawia się na przykład wtedy, gdy jeden z członków rodziny kwestionuje autentyczność testamentu własnoręcznego, zarzuca brak świadomości spadkodawcy, wskazuje na odwołanie testamentu albo twierdzi, że istnieje późniejsze rozrządzenie.

Notariusz może otworzyć i ogłosić testament, ale nie prowadzi procesu o jego ważność. Nie przesłuchuje świadków w takim zakresie jak sąd, nie zleca opinii biegłego grafologa i nie rozstrzyga sprzecznych wersji wydarzeń. Jeżeli wynik dziedziczenia zależy od takiego postępowania dowodowego, właściwą drogą jest sądowe stwierdzenie nabycia spadku.

Trzeba jednak odróżnić spór o dziedziczenie od sporu o późniejszy podział majątku. Jeżeli wszyscy zainteresowani zgadzają się, kto jest spadkobiercą i jakie ma udziały, ale nie mogą uzgodnić, kto zatrzyma mieszkanie, samochód albo pieniądze, sam konflikt o dział spadku nie musi blokować poświadczenia dziedziczenia. Akt potwierdza udziały spadkobierców, lecz nie przyznaje poszczególnych przedmiotów jednej osobie.

Przeszkodą będzie natomiast odmowa złożenia zgodnych oświadczeń co do kręgu spadkobierców, ukrywanie znanego testamentu, kwestionowanie wcześniejszego odrzucenia spadku albo spór o to, czy dana osoba została skutecznie powołana do dziedziczenia. Jeżeli nie da się uzyskać zgodnego stanowiska, ponawianie wizyty u kolejnych notariuszy zwykle nie rozwiąże problemu.

Niepełne dokumenty i nieznani uczestnicy

Przed sporządzeniem aktu notariusz spisuje protokół dziedziczenia. Powinny w nim znaleźć się między innymi oświadczenia o znanych spadkobiercach i testamentach, wcześniejszych postępowaniach, przyjęciu lub odrzuceniu spadku, zrzeczeniu się dziedziczenia, niegodności oraz obywatelstwie i miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy.

Do protokołu dołącza się odpis aktu zgonu spadkodawcy, odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy oraz inne dokumenty mogące wpływać na ustalenie praw do spadku. Brak dokumentu nie zawsze oznacza definitywną odmowę, lecz notariusz nie sporządzi aktu, dopóki nie będzie mógł pewnie odtworzyć relacji rodzinnych i podstawy dziedziczenia.

Ryzyko odmowy zwiększają zwłaszcza:

• brak aktualnego aktu małżeństwa osoby, która zmieniła nazwisko,
• nieudokumentowane przysposobienie, rozwód, ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia,
• zagraniczne akty stanu cywilnego bez wymaganej legalizacji, apostille albo tłumaczenia przysięgłego,
• brak oryginału testamentu i brak informacji, gdzie dokument się znajduje,
• niepełne dane osoby, która może dziedziczyć,
• podejrzenie istnienia dziecka, małżonka albo dalszego krewnego, którego sytuacji nie wyjaśniono,
• śmierć jednego z pierwotnych spadkobierców i brak dokumentów dotyczących jego następców prawnych.

W postępowaniu powinni uczestniczyć wszyscy zainteresowani, ale nie zawsze muszą jednocześnie stawić się w jednej kancelarii. Możliwe jest sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia, a następnie złożenie przez poszczególne osoby oświadczeń o potwierdzeniu danych i zgodzie przed tym samym albo innym notariuszem. Jeżeli jednak choć jedna osoba nie zgadza się z projektem lub nie można jej odnaleźć, ścieżka notarialna może okazać się niedostępna.

Testament szczególny lub wcześniejsze orzeczenie

Notariusz może sporządzić akt na podstawie dziedziczenia ustawowego albo testamentu zwykłego, na przykład testamentu własnoręcznego, notarialnego lub urzędowego. Nie może natomiast poświadczyć dziedziczenia opartego na testamencie szczególnym, takim jak testament ustny, testament sporządzony podczas podróży na polskim statku morskim lub powietrznym albo testament wojskowy.

Przy testamentach szczególnych często trzeba ustalić, czy zachodziły ustawowe przesłanki zastosowania tej formy, jaka była treść ostatniej woli, czy świadkowie spełniali wymagania oraz czy zachowano terminy na stwierdzenie treści testamentu. Są to typowe kwestie dowodowe rozpoznawane przez sąd. W praktyce także spadek po cioci z testamentu może wymagać postępowania sądowego, jeżeli dokument lub krąg zainteresowanych budzą wątpliwości.

Bezwzględną przeszkodą jest wcześniejsze potwierdzenie praw do tego samego spadku. Jeżeli istnieje już zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu, notariusz nie sporządzi drugiego dokumentu konkurującego z pierwszym. Gdy po wydaniu dokumentu odnajdzie się testament albo ujawni się pominięty spadkobierca, potrzebna może być sądowa zmiana aktu poświadczenia dziedziczenia.

Jeżeli przed sądem toczy się już sprawa o stwierdzenie nabycia spadku, należy poinformować o tym notariusza. Protokół dziedziczenia obejmuje oświadczenie, czy takie postępowanie jest w toku. Próba uzyskania równoległego dokumentu notarialnego stwarza ryzyko sprzecznych rozstrzygnięć i nie powinna służyć obchodzeniu postępowania sądowego.

Dokumenty i dowody, które trzeba przygotować

Dokładna lista zależy od sposobu dziedziczenia, liczby osób, zmian nazwisk, wcześniejszych oświadczeń spadkowych oraz elementu zagranicznego. Kancelaria powinna przed wizytą wskazać, które dokumenty muszą być złożone w oryginale. Pomocna jest również szczegółowa lista: dokumenty do aktu poświadczenia dziedziczenia.

Notariusz może zwrócić się do organów administracji publicznej o informacje lub dokumenty istotne dla sporządzenia aktu, nie oznacza to jednak, że wszystkie braki zostaną uzupełnione bez udziału rodziny. Najbezpieczniej przesłać skany do wstępnej weryfikacji i uzyskać potwierdzenie, które oryginały trzeba przynieść.

Procedura krok po kroku

Działania przed sprawą

1. Ustal krąg zainteresowanych. Zapisz dane wszystkich osób, które mogą dziedziczyć z ustawy lub testamentu, oraz zapisobierców windykacyjnych.
2. Zbierz testamenty i akty stanu cywilnego. Nie ograniczaj się do dokumentu, który rodzina uważa za ostatni. Notariusz powinien wiedzieć także o wcześniejszych testamentach.
3. Sprawdź wcześniejsze postępowania. Ustal, czy dla spadku nie wydano już postanowienia, nie zarejestrowano aktu i czy nie toczy się sprawa sądowa.
4. Wyjaśnij odrzucenia i zrzeczenia. Jedno odrzucenie spadku może powodować wejście do dziedziczenia kolejnych osób, w tym małoletnich.
5. Prześlij dokumenty do kancelarii. Wstępna analiza pozwala wykryć brakujący odpis, problem z testamentem albo potrzebę przygotowania projektu protokołu.

Sąd, notariusz lub urząd

Urząd stanu cywilnego wydaje odpisy aktów potrzebnych do wykazania pokrewieństwa i zmian stanu cywilnego. Dokumenty te nie potwierdzają jednak samego dziedziczenia. Właściwy dokument powstaje u notariusza albo w sądzie.

Jeżeli nie ma przeszkód, notariusz otwiera i ogłasza testament, gdy jest to potrzebne, spisuje protokół dziedziczenia, sporządza akt poświadczenia dziedziczenia i rejestruje go w Rejestrze Spadkowym. Jeżeli osoby mieszkają w różnych miejscach, można rozważyć projekt protokołu i odrębne oświadczenia przed różnymi notariuszami.

Jeżeli notariusz odmawia czynności, odmowę stwierdza w protokole i poucza o sposobie zaskarżenia. Osoba zainteresowana może w terminie tygodnia od odmowy zażądać na piśmie sporządzenia i doręczenia uzasadnienia. Następnie zażalenie wnosi się do sądu okręgowego właściwego dla siedziby kancelarii, za pośrednictwem notariusza, zasadniczo w ciągu tygodnia od doręczenia uzasadnienia. Gdy uzasadnienia nie zażądano w terminie, tygodniowy termin na zażalenie liczy się od dnia, w którym zainteresowany dowiedział się o odmowie.

Zażalenie ma sens przede wszystkim wtedy, gdy notariusz błędnie zastosował prawo albo uznał za przeszkodę okoliczność, która w rzeczywistości nią nie jest. Jeżeli problem polega na realnym sporze o testament, nieznanym spadkobiercy lub konieczności przesłuchania świadków, praktyczniejszym rozwiązaniem bywa wszczęcie sprawy o stwierdzenie nabycia spadku.

Czynności po rozstrzygnięciu

Po zarejestrowaniu aktu można wykazywać prawa spadkobierców wobec banku, ubezpieczyciela, spółdzielni, kontrahentów i organów administracji. Akt nie zastępuje jednak działu spadku. Jeżeli celem rodziny jest przekazanie jednej osobie całej nieruchomości, potrzebne są dalsze czynności. Przykładowo formalności dotyczące sytuacji, w której pozostaje mieszkanie po ojcu, mogą obejmować odrębną umowę działu spadku lub postępowanie sądowe.

Po potwierdzeniu dziedziczenia trzeba również zweryfikować obowiązki podatkowe, terminy wobec urzędu skarbowego, stan ksiąg wieczystych oraz ewentualne długi. Sam akt nie rozstrzyga, jakie składniki wchodzą do spadku ani jaka jest ich wartość.

Terminy, koszty i ryzyka praktyczne

Nie trzeba zawsze czekać sześciu miesięcy od śmierci spadkodawcy. Jeżeli termin do złożenia oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku jeszcze biegnie, odpowiednie oświadczenia mogą zostać objęte protokołem dziedziczenia. Trzeba jednak pamiętać, że termin dla konkretnego spadkobiercy wynosi co do zasady sześć miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule swojego powołania. Brak oświadczenia w terminie oznacza przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza.

Maksymalne stawki taksy notarialnej za podstawowe czynności są określone kwotowo. Do wynagrodzenia dolicza się podatek VAT, koszt wypisów i inne rzeczywiście potrzebne opłaty. Jeżeli sprawa wymaga kilku protokołów składanych przed różnymi notariuszami, łączny koszt będzie wyższy.

Przed wizytą warto poprosić kancelarię o pełną kalkulację. Dodatkowe koszty mogą dotyczyć otwarcia i ogłoszenia testamentu, poświadczeń podpisów, tłumacza przysięgłego, wypisów, dokumentów zagranicznych albo dojazdu notariusza poza kancelarię.

Najważniejsze ryzyka praktyczne to utrata krótkiego terminu na zażalenie, złożenie niepełnych lub nieprawdziwych oświadczeń, pominięcie potencjalnego spadkobiercy oraz uzyskanie aktu mimo nieujawnionego testamentu. Uczestnicy protokołu są pouczani o odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenia. Szybkość postępowania notarialnego nie powinna więc prowadzić do zatajenia wątpliwości.

Najczęstsze błędy i odpowiedzi na pytania

Najczęstszy błąd polega na umówieniu czynności bez wcześniejszego przesłania dokumentów. Rodzina przychodzi do kancelarii, a dopiero wtedy okazuje się, że brakuje aktu małżeństwa, jeden z uczestników odrzucił spadek, spadkobierca zmarł albo istnieje wcześniejszy testament.

Drugim błędem jest przekonanie, że brak zgody na sposób podziału majątku zawsze uniemożliwia poświadczenie dziedziczenia. Notariusz potwierdza osoby i udziały, a nie przydział konkretnych rzeczy. Jeżeli konflikt dotyczy wyłącznie działu, sam akt może nadal zostać sporządzony.

Trzeci błąd to utożsamianie odmowy z utratą praw do spadku. Odmowa oznacza jedynie, że w konkretnych warunkach nie można bezpiecznie zastosować ścieżki notarialnej. Prawa do spadku mogą zostać potwierdzone przez sąd, a odmowę notariusza można zaskarżyć.

Czwarty błąd polega na pomijaniu osób, które weszły do dziedziczenia po odrzuceniu spadku przez ich rodzica. Notariusz musi uwzględnić cały aktualny krąg zainteresowanych, a nie wyłącznie osoby wymienione w pierwszej kolejności.

FAQ

Czy notariusz odmówi, gdy jeden spadkobierca nie chce przyjść?

Jeżeli osoba jest zainteresowana i odmawia udziału lub nie zgadza się na dane w protokole, akt zwykle nie może zostać sporządzony. Jeżeli problemem jest tylko odległość albo termin, można rozważyć projekt protokołu i złożenie zgody przed innym notariuszem.

Czy konflikt o mieszkanie blokuje akt poświadczenia dziedziczenia?

Nie zawsze. Spór o to, kto ma otrzymać mieszkanie w dziale spadku, jest czym innym niż spór o osoby spadkobierców i ich udziały. Jeżeli co do dziedziczenia istnieje zgoda, akt może zostać sporządzony, a podział majątku przeprowadza się później.

Czy notariusz może ocenić, że testament własnoręczny jest nieważny?

Notariusz może odmówić sporządzenia aktu, gdy testament budzi istotne wątpliwości, ale nie prowadzi procesu o jego ważność. Spór wymagający świadków, opinii biegłego lub szczegółowego badania stanu spadkodawcy powinien rozstrzygnąć sąd.

Czy można iść do innego notariusza po odmowie?

Można zwrócić się do innej kancelarii, lecz nie usuwa to obiektywnej przeszkody, takiej jak testament szczególny, wcześniejsze orzeczenie albo brak zainteresowanego. Należy ujawnić wcześniejsze okoliczności i nie składać oświadczeń sprzecznych z prawdą.

Czy brak jednego aktu stanu cywilnego zawsze kończy sprawę?

Nie zawsze. Jeżeli brak można uzupełnić, kancelaria może wyznaczyć kolejny termin albo wskazać sposób uzyskania dokumentu. Odmowa będzie uzasadniona, gdy mimo podjętych działań nie da się pewnie ustalić pokrewieństwa lub kręgu spadkobierców.

Czy notariusz sporządzi drugi akt, jeśli rodzina zgubiła pierwszy?

Nie sporządza się drugiego aktu dla tego samego spadku. Z kancelarii można uzyskać wypis zarejestrowanego aktu, a osoba mająca interes prawny może wykazać uprawnienie do otrzymania dokumentu.

Czy odmowę sporządzenia aktu można zaskarżyć?

Tak. W ciągu tygodnia od odmowy można zażądać pisemnego uzasadnienia. Zażalenie do właściwego sądu okręgowego wnosi się za pośrednictwem notariusza, co do zasady w terminie tygodnia od doręczenia uzasadnienia.

Czy odmowa oznacza, że nie jestem spadkobiercą?

Nie. Odmowa dotyczy możliwości dokonania czynności notarialnej, a nie ostatecznego istnienia prawa do spadku. Kto dziedziczy, może zostać ustalone w postępowaniu sądowym.

Podsumowanie

Notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, gdy nie może bez wątpliwości ustalić spadkobierców i ich udziałów albo występuje ustawowa przeszkoda, na przykład wcześniejsze potwierdzenie spadku, brak osoby zainteresowanej, nieujawniony testament, testament szczególny lub brak jurysdykcji krajowej. Przed wizytą trzeba zebrać komplet aktów stanu cywilnego, ujawnić wszystkie testamenty i sprawdzić sytuację każdej osoby, która może dziedziczyć. Jeżeli przeszkodę można usunąć, warto uzupełnić dokumenty lub zastosować projekt protokołu. Gdy potrzebne jest rozstrzygnięcie sporu, właściwą drogą jest sąd, a przy błędnej odmowie można skorzystać z krótkiego terminu na zażalenie.

Źródła

• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności art. 81–83 oraz art. 95a–95j.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 952–955 oraz art. 1015.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o stwierdzeniu nabycia spadku.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, § 10a.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 września 2016 r. w sprawie sposobu uiszczania i wysokości opłat za wpisy dokonywane w Rejestrze Spadkowym przez notariusza albo sąd.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.